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春になるとお花見会、夏になると全国津々浦々で花火大会
秋になるとキャンプや紅葉狩りのメンバー集め。


そして、冬にはスキーツアー、クリスマス忘年会と行事はいっぱい詰まってます。


そんなとき、幹事さんのお仕事は大変!!


花火大会にくるメンバーの名前をチェックしたり、再度返信メールにフォローしたりと幹事さんは忙しい


もしも、メンバーの名前の見間違いなどあって、うっかりミスがあったらかわいそうなことになりますよね。


そしてまた、日程調整メールの書き方やルールなど、さらに返信メールの知識いった、多くの目に見えない煩雑な作業があります。


社内で行う春のお花見会などは、上司・部下の関係上、日程調整メールの書き方や返信の仕方などといったものも覚えないといけません。
息がつまりそうな、ビジネスメールの書き方をコピーして、社内全員にメール配信する幹事さん。


そんな日程調整をする幹事さんは、どのくらいのメールを管理しているのでしょう?

  • 日程調整メール
  • 日程確定メール
  • 日程了解メール
  • 日程変更メール
  • 日程希望メール
  • 日程決定メール
  • 日程調整返信メール



このような感じで幹事さんは、日程調整メールをしていました。


これでは、幹事さんは身がもちません。
せめて、日程調整メールは、「1回の通知で終了」としたいものです。


今日は、日程調整で苦労されているあなたに、日程調整メールの返信までできるツールを紹介します。
もちろん、「無料」ですよ。

  • この日程調整ツールすきなところ!
    参加するメンバーが
    全員わかる!!



私もランニングのメンバーとの日程調整に重宝してます。


では、さっそく日程調整メールの返信まで届くやりかたを紹介していきましょう。


30秒もあればOKの作業ですから、一緒に見ていきましょう。



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日程調整するのに必要なサイトに行きましょう

調整さん:https://chouseisan.com/

日程調整メール

このような日程調整サイトの「調整さん」というトップページが現れます。


そこで、あなたが日程調整メールを送りたいイベントやセミナーを選びます。


今回は、ランニングを例にしてみます。


一番下の方にカーソルを移動します。
すると下記のようなイベントのサンプル名がありますので選びましょう。
もし、イベント名になかった場合は、自分で名前をつければいいだけです。

日程調整メール

イベントの画像がうまく作成されていて、雰囲気がいいですよ。
何もないテキストメールが送られてきたときと、「参加してみたい!」と気持ちが入りますよね。


①日程調整メールの作り方(調整くん)

日程調整メール
作業は簡単です。

幹事さんがイベントタイトルと内容について説明文を入れます。
あとで修正はできますから、気楽にすすめましょう!



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②日程調整メールの作り方(調整くん)

日程調整メール

幹事さんが概略の希望日を入れていきます。
入れる時は、カレンダーの日時をクリックすれば直ぐに入力できます。

日程調整メール

ここで疑問に思う人がいると思います。
日時がいくつもあると、決まらないのでは?
という疑問かと思います。


調整くんのいいところは、これらの日程に、いちばん多くの人が参加できる日が決定できるところです。
つまり、日程調整までできるということです。


もちろん、日程が決まっているときの参加者を募るのもありです。

③日程調整メールの作り方(調整くん)

日程調整メールの作り方(調整くん)の②まで行ったら、次に下の画像をクリックします。

日程調整メール

これで、出来あがりです。



次に出てくる新しいサイトで次のような説明があります。


イベントが作成されました。以下のURLをメール等を使って皆に知らせてあげましょう。
以降、このURLページにて各自の出欠情報を入力してもらいます。
携帯にも対応しています。
日程調整メール


ここまで作ったあなたのイベント日程調整のメール(URL)がどのように配信されて、参加者が返信してくれたか見ていきましょう。

日程調整メール

お友達やメンバーから、つぎつぎと返信メールが届いてきます。
このときの楽しみは、返信メールのコメントとお名前ですよね。

右上のイベント編集のイラストをオンにしてみましょう。
最初は参加者がいませんが、時間とともに、メールを送ったメンバーから返信がされます。
すると、人数とともにメンバーとおぼしきイラストが追加されていきます。
楽しいところです。

日程調整メール


日程調整メール

日程調整メール

3人の参加者の名前が登録されたことが瞬時にわかります。
もちろん、有名なオリンピック選手です(仮名)。


この登録ですべてがわかります。
不参加の人は、×印で。


このように、作成し始めてから、数分で日程調整表が出来あがります。
慣れてくれば、1分とかからないでしょう。
30秒もあればメンバーの携帯にURLを送信できるようになります。


メール返信のマナーとして、コメント欄にメールを入れておけば幹事さんは喜びますね。


それと同時に、これらのコメントすべてがメンバーに伝わります。
幹事さんだけの日程調整表ではなくて、全員が同じ登録状態をみることができます。


あなたの大好きな人が、このイベントに参加してたら・・・
参加したくなりますよね。


この日程調整メール(調整くん)の一番いいところです。




参加者の日程選びも参加登録も自由です。
あなたが全てを選択して、あなたの意思が伝わるツールです。


そして、幹事さんにとっては、全体を調整するのに一目でメンバーを把握できます。

今回も、ランニングの日程調整を「調整さん」でやってます。
日程調整の「調整さん」をつかったら簡単に日程調整ができます。


以前は1人1人にメールや電話などで予定を聞いてました。


それらを纏めてから、一番都合の良い日を選んで再度メンバーに連絡をとったりして、日程調整にやたらと時間がかかっていました。
今回のランニングのように、コースなどの下準備が大変なイベントは、日程調整を早く終わらせたいんです。


イベントを作成するのは簡単、イベントを作成してからURLをメンバーに送るだけでこれも簡単。


あとはメンバーの回答待ちをするだけで、日程調整の「調整さん」がすべてやってくれます。
こんなにも楽に日程調整できるとは思ってませんでした。

日程調整メールの返信で参加者のすべてがわかる!幹事さん喜ぶ!まとめ

いかがでしたでしたか?


この日程調整メールの返信は、すごく簡単で、全体を見ることができて、自由度が大きいツールです。
URLを送信するだけで、日程調整と参加者の登録が簡単に把握できるすぐれものです。


あなたの幹事さんにも早く楽になってほしいですよね。


また、有効なツールなどありましたら、紹介していきますので、よろしくお願いします。



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